Сопроводительное письмо к документам. Сопроводительное письмо к отчету мсп Сопроводительное письмо с описью документов
«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде». Составление сопроводительного письма - это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю.
ПОЛЬЗА И ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя? Сопроводительное письмо:
Имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя;
Содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен;
Подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ.
Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.
ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее - Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).
■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.
К обязательным реквизитам бланка относятся:
ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
Наименование организации;
Справочные данные об организации.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.
Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).
■ Текст. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов. Важнейшая часть информации содержится в описании приложений. Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности.
Элементарный. Самый простой текст письма-сопровождения может выглядеть так:
Как видим, в таком тексте содержится лишь сообщение о том, что в адрес получателя высланы некие документы.
С обоснованием. Если направление пакета документов, прилагаемого к письму, предписывается нормативным правовым актом или соглашением между организациями, то текст сопроводительного письма начинается со слов «Во исполнение…» или другой формулировки, содержащей ссылку на норматив:
С указанием. Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности содержит также указание на то, что получателю следует сделать с направленными ему документами:
Таким образом, текст сопроводительного письма можно условно разделить на две части:
Сообщение о направлении документов (обязательная);
Инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная).
■ Отметка о наличии приложения. Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов. В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см. Примеры 1-3).
Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.
Случай первый - простой. Если прилагаемый документ уже назван в тексте письма, в реквизите «Отметка о наличии приложения» достаточно указать только количество листов и экземпляров этого документа, например:
Случай второй - сложный. Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров. Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным. В тексте письма прилагаемые документы не называются, например:
Случай третий - полиграфический. При направлении каталога, бренд-бука, методического пособия, изготовленного в типографии, то есть любого сброшюрованного документа, количество его листов не указывается:
Случай четвертый - электронный. Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей. При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена. Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой. Так, бессмысленно указывать количество листов и экземпляров электронного документа. Достаточно будет его наименования, формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на его компьютере) и, пожалуй, объема. Не нужно забывать и об указании вида носителя, например:
Случай пятый - сочетанный. Бывают сложные письма, которые одновременно являются и информационными, и сопроводительными. Если одно письмо направляется в несколько адресов, причем все адресаты получают информацию, а некоторые - еще и документы-приложения, то реквизит оформляется так:
Случай шестой - описательный. Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму. Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами. Опись будет называться «Опись приложений к письму от… №…».
Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом случае так:
■ Прочие реквизиты
Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива.
К обязательным реквизитам относятся:
Дата документа;
Регистрационный номер документа;
Адресат;
Заголовок к тексту;
Подпись;
Отметка об исполнителе.
Факультативными реквизитами в данном случае являются:
Визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя.
ОТСЛЕЖИВАЕМ МАРШРУТ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов.
2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.
3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.
4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.
5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры - убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».
6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).
7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу - вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции. В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.
8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.
9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.
10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.
11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.
Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.
ХРАНИМ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА
Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.
Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень 2010):
Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов
Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 32 Перечня 2010);
Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 33 Перечня 2010);
Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 34 Перечня 2010);
Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010).
Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.
РЕЗЮМЕ
1. Основная цель сопроводительного письма - подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату.
2. Сопроводительное письмо оформляется по тем же правилам, что и прочие деловые письма; особое внимание следует уделять оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения».
3. Если с сопроводительным письмом доставлен неполный пакет документов, об этом составляется специальный акт.
4. Документооборот сопроводительных писем осуществляется по общим правилам работы с входящими документами, принятым в организации.
5. Сопроводительное письмо и доставленные с ним документы хранятся отдельно друг от друга в течение установленных для них сроков.
Отчет МСП по экологии может быть сдан как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
Однако, подготавливая отчет на бумаге, необходимо иметь электронный номер отчета, который выдается веб-порталом приема отчетности (lk.fsrpn.ru/#/). Это значит, что предварительно экологический отчет все равно нужно загрузить в электронной форме.
Электронный номер загруженного отчета указывается в сопроводительном письме, сдаваемом вместе с бумажным отчетом.
Образец формы сопроводительного письма можно получить в своем территориальном органе Росприроднадзора.
Образец сопроводительного письма
Отчет МСП: сопроводительное письмо сшивать?
При подготовке бумажного варианта экологической отчетности может возникнуть вопрос, а сшивать ли сопроводительное письмо с отчетом МСП?
В соответствии с п. 13 Порядка (утв. Приказом Минприроды от 16.02.2010 № 30) отчетность должна быть прошита, скреплена печатью и подписью руководителя отчитывающегося субъекта, а страницы отчетности должны быть пронумерованы сквозной нумерацией.
При этом, как указано в п. 8 Порядка , отчет МСП включает в себя:
- общие сведения об отчитывающемся субъекте малого и среднего предпринимательства;
- баланс масс образовавшихся, использованных, обезвреженных, переданных другим юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, полученных от других юридических лиц и индивидуальных предпринимателей или физических лиц, размещенных отходов за отчетный период;
- сведения о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях, которым в отчетном периоде были переданы отходы;
- приложения.
Сопроводительное письмо не является частью отчетности, потому в состав прошитой пачки не включается.
Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.
Чаще всего сопровождение оформляется:
- при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
- к акту сверки;
- к коммерческому предложению;
- к документации в налоговую инспекцию;
- к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
- к исполнительной документации;
- к кадровой документации.
Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.
Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).
Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.
Структура сопроводительного письма
Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:
- Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
- Номер и дата обращения.
- Содержание.
- Перечень прилагаемых документов.
- Лицо, подтверждающее достоверность.
- Контакты.
Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».
В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.
Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.
- прошу подтвердить получение;
- прошу подписать и возвратить в срок;
- прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
- прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
- прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
- прошу информировать установленным порядком.
Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.
Перечень прилагаемой документации
Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.
Например:
- Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
- Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.
Итого 2 документа на 13 листах.
Оформление сопроводительного письма
Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.
Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.
Сопроводительное письмо - это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам - смотрите в статье.
Как писать сопроводительное письмо к документам
Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:
- на фирменном бланке;
- с указанием даты и регистрационного номера.
Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.
Раздел письма |
Краткое описание |
|
Вступление |
О направлении ответа на претензию |
|
Заголовок |
Тема, определяющая его цель |
Сопроводительное письмо передаваемых документов |
Обращение |
Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества |
Уважаемый Иван Иванович! |
Цель послания |
Краткая формулировка |
В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки. |
Основная часть |
Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр. |
По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. |
Заключение |
Перечень приложений. Вежливая подпись |
Приложения:
Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя. |
Пример сопроводительного письма к документам
Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.
Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:
Чего указывать не надо
Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:
Кто подписывает письмо
Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.
При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.
Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.
Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.
Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:
- Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
- В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
- Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
- Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.
Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.
Образец сопроводительного письма 2019 г.
Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.
- В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
- Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
- Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
- «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
- «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
- «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
- После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
- полное название документа;
- количество экземпляров;
- при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
- В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
- Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
- дата принятия документа;
- общее количество пересылаемых экземпляров;
- количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
- при необходимости указывают необходимость прошивки.
Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:
- Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
- Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
- Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.
Как зарегистрировать сопроводительное письмо
Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.
Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.
Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.
Сроки ответа
Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней . Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.
С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.
Процедура хранения
Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.
В общем случае придерживаются таких правил:
- Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
- После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
- В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
- Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.
Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.