Как заполнять график отпусков? Оформление графика отпусков Ведение графика отпусков образец заполнения
Применение унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным. Однако если вы приняли решение вести график отпусков по форме, разработанной Госкомстатом, то использовать надо унифицированную форму Т-7.
Она утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Составлять график отпусков является законодательно установленной обязанностью работодателя.
Каждый работник, который оформлен по трудовому договору, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск . При составлении графика отпусков вы должны предусмотреть ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников. Кроме основных оплачиваемых отпусков, которые предоставляются ежегодно, в унифицированную форму Т-7 необходимо вносить ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска.
Работодатель имеет право самостоятельно принять решение о том, учитывать ли желание работников воспользоваться отпуском в определенный месяц или период календарного года. В некоторых сферах деятельности существуют периоды повышенной загруженности. В таком случае, уход работников в отпуск может быть нежелателен.
Если в период составления графика сотрудники или сам работодатель затрудняются определить длительность и даты предоставления отпуска, то в графике в таком случае можно указать не конкретные даты, а просто месяц предоставления отпуска.
Образец заполнения унифицированной формы Т-7
Если вы решили составлять график отпусков по унифицированной форме Т-7, подписать его должен руководитель отдела персонала. Финально график отпусков утверждает руководитель компании.
В шапке бланка вам необходимо заполнить обязательные реквизиты: название организации, дату составления, год, на который составляется график отпусков, далее должна стоять подпись руководителя и отметка о том, что мнение профсоюзного органа учтено.
Сам график отпусков состоит из таблицы с 10 графами:
- структурное подразделение;
- должность работника, как указано в штатном расписании;
- ФИО сотрудника;
- табельный номер сотрудника;
- количество календарных дней отпуска;
- запланированная дата отпуска;
- фактическая дата начала отпуска;
- основание перенесения отпуска, если такое имело место быть (например, сотрудник взял больничный во время отпуска);
- дата предполагаемого отпуска;
- примечания.
Должны ли работники быть ознакомлены с финальным графиком отпусков? Бланк утверждается только руководством, такой обязанности у работодателя законодательно не предусмотрено (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Однако лучше работников ознакомить с графиком под подпись. Например, это можно сделать в листе ознакомления или в журнале ознакомления с локальными актами.
Какие категории работников не учитываются при составлении графика отпусков? Обычно к таким работникам относятся те, кому не положен отпуск в будущем году или кто заведомо не воспользуется отпуском: например, сотрудники, которые трудятся по договорам гражданско-правового характера или сидят в отпуске по уходу за ребенком.
Учитывайте тот факт, что график отпусков сотрудников стоит утвердить заранее: на следующий календарный год график необходимо подписать его не позже чем за две недели до начала календарного года, то есть фактически не позднее 17 декабря. Сотрудники также должны быть предупреждены о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
Образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7.
3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.
4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его посмотрите либо в , либо в .
5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.
6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.
Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)
Этап шестой. Убытие в отпуск
Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:
3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.
4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.
5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.
Этап седьмой. Перенос отпуска
При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. К примеру, вы можете подготовить и скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Надо еще учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:
1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.
2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).
Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).
3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.
Если по соглашению сторон между работником и работодателем принято решение, что первый не идет в отпуск в 2020-м, он пишет заявление на перенос отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.
Заполненный бланк графика отпусков на 2020 год (образец)
Формирование умного графика отпусков
Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников — «сервис», который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.
Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).
Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.
Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.
А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Ее легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.
Как составляется график отпусков – вопрос, интересующий бухгалтеров и кадровых специалистов. И неспроста, ведь документ внимательно проверяют контролирующие органы, а обнаружив ошибку или правовое нарушение, руководство привлекают к ответственности.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
После прочтения статьи вы узнаете, как правильно его оформить, чтобы избежать неприятных последствий.
Что это за документ?
Все работающие имеют право уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы их отсутствие не отразилось негативно на деятельности предприятия, надо установить очередность.
Именно эту задачу выполняет график отпусков (ГО). В нем отражается время отдыха каждого человека на протяжении календарного года.
Согласно ст. 123 ТК РФ, документ обязателен для работодателя и подчиненных, поскольку принуждает соблюдать требования закона, гарантирует своевременный отдых и позволяет предотвратить многие конфликты.
Помните, что он:
- составляется ежегодно за две недели до наступления нового календарного года;
- согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.
Раньше оформлять ГО должны были крупные и малые предприятия, но последние с 1 января 2020 года освобождены от таких обязательств.
То есть, небольшие организации имеют право отпускать работников по договоренности, а порядок прописывать в трудовом договоре.
Каковы последствия за отсутствие или нарушение?
Трудовая и налоговая инспекция внимательно проверяет график отпусков, поэтому важно соблюдать сроки и оформлять без ошибок.
За несоблюдение норм Трудового кодекса руководство привлекается к административной ответственности.
Наказание квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:
- 30 000-50000 руб. – для ЮЛ;
- 1000-5000 руб. – для должностных лиц;
- 1000-5000 руб. – для ИП, привлекающих наемный труд.
Как утверждается?
График отпусков утверждается не позднее, чем за 14 дней до наступления года, за который он составляется — такие требования установлены ст. 123 ТК РФ.
Другими словами, документ за 2020 г. надо было подписывать до 16 декабря 2016 г., а за 2020 год — до 15 декабря 2020 г. (17 число выпадает на выходной).
Помните другие важные нюансы:
- после утверждения документ становится обязательным к исполнению: организация должна в конкретную дату отправить человека отпуск, а он – пойти отдыхать;
- не обязательно издавать Приказ об утверждении ГО, поскольку подпись уполномоченного лица уже присутствует на документе и свидетельствует о вступлении в силу;
- делать исправления недопустимо.
Как составляется и с кем согласуется?
Согласно ст. 123 ТК РФ, мнение работника не учитывается при разработке документа: решение согласуется только с профсоюзом. Но на практике так сложилось, что руководство всегда спрашивает у подчиненных, когда они хотят отдыхать – так удобнее для всех сторон.
Ответы оформляются документально – так проще выявить «льготников», которым предоставляется отпуск в особом порядке.
Подробнее об этом поговорим позже.
А сейчас рассмотрим последовательность составления и согласования документа на следующий год.
Сбор информации о времени отпусков всех работников
Для этой цели может составляться:
- опросный лист;
- анкета;
- докладная записка.
В некоторых организациях подготовкой документов, где учитываются пожелания сотрудников и рекомендации руководства, занимаются кадровые специалисты.
Они могут разрабатывать ведомость:
Полученная информация анализируется и корректируется с учетом норм права.
Составляется проект
Документ отправляется в профсоюз на рассмотрение, а после получения положительного ответа, приступают к оформлению.
Протокол профсоюзного собрания требуется, чтобы подтвердить отсутствие нарушений со стороны работодателя.
Утверждение ГО и ознакомление работников
Осуществляется руководителем или иным уполномоченным лицом. Понадобится докладная записка и ведомость.
На бланке графика блок для утверждения руководителем выглядит так:
Работники должны ознакомиться с утвержденным документом, иначе он становится необязательным к исполнению – такие условия регламентируют ст. 22 и 123 ТК РФ.
Руководитель вправе издать приказ на график отпусков, который обязывает начальников подразделений собрать необходимую информацию у своих работников.
Здесь вы можете посмотреть образец:
Кроме подписи лиц, требуется наличие даты составления документа.
Порядок оформления графика отпусков в 2020 году
Обычно организации пользуются формой Т-7, но сейчас они вправе разработать собственный шаблон – так регламентирует №402-ФЗ «О бухучете».
Составлением занимается руководство совместно с отделом кадров. Решение обязательно согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.
Скачать бесплатно унифицированную форму Т-7 в формате Word можно здесь:
При разработке учитывайте все значимые факторы, чтобы не допустить правонарушений или «застоя» на предприятии.
Для этого производите оформление по следующим правилам:
- Перед составлением ГО сверяйте планы работы, не намечаются ли серьезные мероприятия.
- Правильно распределяйте трудовые ресурсы: взаимозаменяемые работники не должны отдыхать одновременно, при этом нужно отслеживать количество отсутствующих. Оптимальный вариант – 30% отдыхающих от общей численности.
- Прописывайте в трудовом договоре или других ЛНА количество работников, которые могут отдыхать одновременно.
- Утверждайте график отпусков каждый год.
- Занимайтесь оформлением заранее. Поскольку документ должен быть готов до 17 декабря, рекомендуемые сроки – октябрь-ноябрь. Так у вас будет достаточно времени для сбора необходимой информации.
Теперь давайте разберемся, как правильно составить и заполнить график отпусков.
Учитываем пожелания, но не нарушаем нормы права
К таким лицам относятся:
- сотрудницы, воспитывающие двух и больше детей младше 12 лет;
- несовершеннолетние лица;
- одинокие отцы;
- ветераны боевых действий;
- лица, получившие награды за особые заслуги (звание Героя, кавалеры ОС).
Такие работники имеют первоочередное право на предоставление отпуска, а остальные – с учетом производственной необходимости.
Какие периоды отдыха включаются?
При разработке графика отпусков учитывается:
- основной отпуск;
- дополнительный;
- неиспользованный за прошлый период.
Последний отражать необязательно, но желательно: так работодателю проще избежать правонарушений.
Поскольку законодательство позволяет разрабатывать собственную форму графика отпусков, можно предусмотреть в шаблоне столбцы для рассмотренных видов отпуска, а также фиксировать количество неиспользованных дней отдыха.
Пример подобного документа смотрите здесь:
Можно ли делить отпуск?
Согласно ст. 125 ТК РФ, работник вправе делить отпуск, если руководство не возражает.
Единственное условие: одна из частей должна быть не меньше 14 дней. Информация обязательно отражается в графике отпусков: каждая часть по отдельной строчке, а записи о следующем работнике смещаются вниз.
Нужно ли вносить декретниц в ГО?
Планирование отдыха беременных женщин и сотрудниц, которые находятся в отпуске по БиР, нередко вызывает затруднения.
Существует два противоположных мнения по этому вопросу:
- Сотрудница входит в штат организации, она вправе прервать отпуск и вернуться к исполнению трудовых обязанностей в любой момент. Тогда она сможет взять ежегодный оплачиваемый отпуск. Следовательно, работодатель должен включать декретниц в ГО.
- Сотрудница долго не работает на предприятии, поэтому деятельность планируется с учетом ее отсутствия. Внезапное возвращение и оформление отпуска в целом не повлияют на ситуацию.
Законодательство не дает конкретного ответа на поставленный вопрос, поэтому работодатели принимают решение по своему усмотрению.
Нужно ли включать отдых за совмещение обязанностей и для совместителей?
График отпусков – документ, в котором должна находиться информация обо всех лицах, планирующих продолжить трудовую деятельность в организации в следующем году.
Поэтому «срочники» и «совместители» обязательно включаются, если только договор не утрачивает силу в декабре текущего года.
На заметку: отдых «совместителей» оформляется одновременно с отпуском по основному месту работы.
Поэтому руководству следует запросить соответствующую выписку или справку у работника.
Расчет дней
Согласно ст. 120 ТК РФ, длительность основного отпуска исчисляется в календарных днях и не имеет ограничений. Если на период отдыха выпадают праздники, они не учитываются.
Когда определяете общую продолжительность, к основному отпуску добавляйте необходимое количество дней – здесь все просто. Сложность исчисления возникает тогда, когда учет производится не в календарных, а рабочих днях.
Например, отпуск за вредные условия труда или неиспользованный. Как поступать в подобных случаях?
На основании такого документа, как , вы должны:
- Уточнить длительность основного отпуска (в календарных днях).
- Отсчитать нужное количество дней, опираясь на режим работы 6/1. Именно так определяется дата последнего дня отдыха.
- Определить общую продолжительность отдыха.
Как это выглядит на примере:
Н.В. Курносова уходит 01.02.2018 в ежегодный отпуск, состоящий из основного (28 календарных дней) и дополнительного (6 дней). Необходимо определить границы отпуска.
Решение:
Основной отпуск будет длиться с 01.02.2018 по 01.03.2018 – 29 дней (не учитывается 23 февраля).
Продолжительность дополнительных дней отдыха: 02.03.2018-09.03.2018.
Н.В. Курносова вернется на работу 10 марта, поскольку последний день отпуска совпадает с 8 марта. Отдых будет длиться с 1 февраля по 9 марта 2020 года, нерабочие дни (23 февраля и 8 марта) не учитываются.
Нюансы заполнения унифицированной формы Т-7
При составлении графика требуется наличие обязательных для первички реквизитов.
Давайте рассмотрим, как заполнить основные разделы:
- Наименование организации. При наличии филиальной сети можно составить ГО по обособленным структурным подразделениям, филиалам. Документ не обязан быть единым для всех компаний.
- Мнение профсоюзного органа. Отмечаются даты, если такое учреждение предусмотрено.
- Название документа – «График отпусков». Пишется заглавными буквами, полужирным шрифтом.
- Номер графика – здесь указывается порядковый номер документа в соответствии с принятой на предприятии нумерацией.
- Дата составления – обязательный реквизит, подтверждающий соблюдение требования законодательства. Она является критическим местом, которое особенно «цепляет» трудовая инспекция при проверке. Запомните: в текущем году она должна быть до 17 декабря (можно раньше, но не позже). Работодателям не запрещено указывать месяц, в котором планируется отдых подчиненных, но на практике намного удобнее проставлять конкретное число. Тогда не понадобится дополнительно согласовывать решение с работниками и не возникнет затруднений при сменной работе.
- Подразделение и должность – при заполнении этих граф убедитесь, что информация полностью совпадает со штатным расписанием. На практике часто происходит так: руководитель написал, кадровик перенес. При чем без сверки. Здесь нельзя допускать ошибку, внимательно все проверяйте!
- ФИО – вписывается полностью.
- Табельный номер – цифровой код, который присваивается каждому работнику конкретного предприятия. Посмотреть значение можно в журнале учета табельных номеров.
- Сведения об отпуске. В столбце №5 пишется общая продолжительность, а в №6 – число. Стоит отметить, что «фактическая» и «перенесенная» – необязательные графы. На самом деле, хлопотно каждый раз пересматривать информацию, да еще и указывать основания. Трудовой кодекс и Федеральное законодательство не требует фиксировать подобные данные, так как для этого есть другие документы.
- Примечание. Графа предназначена для разных отметок: реквизиты Приказа об увольнении, сведения о выплате компенсации за неиспользованные дни отдыха и т. д. В ней можно ставить подпись, подтверждающую факт ознакомления с документом.
Подписывать ГО должен руководитель предприятия или другое уполномоченное лицо.
Пример заполнения представлен ниже:
Ставить печать необязательно, только если подобное условие не предусмотрено внутренними правилами. Она подтверждает полномочия лица, подписавшего документ и требуется при взаимодействии с контрагентами.
Но если руководство посчитает нужным сделать штамп – нарушения не будет.
Где и сколько должен храниться?
Когда все работники «отгуляют», документ утрачивает свою юридическую силу.
- конфликт между работодателем и подчиненными;
- выявление ошибок при составлении приказа;
- неправильное начисление денежных средств;
- определение порядка очередности.
Документы, имеющие отношение к организации труда, должны находиться на предприятии определенное время.
Срок хранения по номенклатуре (п. 653 Перечня) — в течение 1 года с момента окончания делопроизводства.
Место хранения должно быть надежным и безопасным:
- металлический ящик;
- сейф или шкаф;
- помещения, к которым ограничен доступ посторонних лиц.
Срок хранения Приказа об утверждении графика – постоянный, поскольку этот документ относится к Приказам по основной деятельности (организация труда на предприятии).
Более подробную информацию смотрите в Приказе Минкультуры России №558.
Что нужно знать?
Рассматриваемый документ помогает безошибочно вести финансовую политику, ведь на его основании рассчитываются отпускные.
Если ваша организация разрабатывает собственный шаблон, нюансы оформления нужно описать во внутренних распорядительных документах: Инструкция по делопроизводству, Порядок предоставления основных отпусков и т. п.
Если нет – пользуйтесь унифицированной формой Т-7.
Требуется ли ознакомление работников под роспись?
Законодательство не содержит информации о том, нужно ли уведомлять работников после утверждения ГО. Единственное требование – предупредить за 14 дней до начала отдыха.
Поскольку ответ отсутствует, на практике сформировалось два противоположных мнения:
- График отпусков относится к локальным нормативным актам и является официальным документом организации, который касается работников. А такие документы руководство обязано довести под роспись. Поэтому ознакомление требуется.
- ГО относится к первичной учетной документации, где отмечается информация о персонале, то есть является организационно-распорядительным документам. Знакомить работников необязательно.
Подпись ставится в двух случаях:
- Предоставляется только график отпусков – отметка делается в графе «Примечание».
- В форму Т-7 добавляется соответствующая графа.
Можно распечатать ознакомительный лист, в котором каждый работник ставит дату и подпись. Тогда в графике подобные записи не делаются.
Также организации вправе создать отдельный журнал, который будет фиксировать сведения на протяжении многих лет.
Пример показан на рисунке:
Внесение изменений в документ
После утверждения графика отпусков не исключено, что могут произойти разные ситуации: расторжение договора, отзыв из отпуска или ситуации, требующие переноса даты.
Невозможно предвидеть все обстоятельства, поэтому в крайних случаях корректировка допускается. Единственное условие – обоюдное согласие сторон.
Теперь рассмотрим, как вносятся изменения в график в разных ситуациях.
Перенесение отпуска
Осуществляется по инициативе работника в случаях, перечисленных в ч.4 ст. 123 ТК РФ. Для этого он должен подать заявление не позднее, чем за 14 дней до планируемого начала отпуска.
В столбцах ставятся такие отметки:
- №7 – день, когда работник планирует пойти в отпуск;
- №8 – сведения о документе, на основании которого изменилась первоначальная дата;
- №9 – число предполагаемого отдыха.
Когда перенос сроков осуществляется на следующий год либо работника отзывают из отпуска, нужные сведения вносятся в столбец №10.
Трудоустройство после утверждения
Организация, принимающая нового работника, не корректирует ГО. Но если работодатель желает зафиксировать факт предоставления отпуска, необходимо сделать дополнение.
Документ, заполняется на основании формы Т-7, но имеет пометку «Дополнение»:
Отзыв из отпуска
В форме Т-7 нет соответствующей графы, поэтому информацию можете указать в «Примечании».
В столбце №8 укажите реквизиты соответствующего Приказа, а в №9 – дату предполагаемого отпуска.
Как составить приказ о внесении изменений?
Рассматриваемый документ нужен тогда, когда утверждается новый ГО или создается дополнение. Оформляется в стандартной форме.
Обязательно указывается причина корректировки, а в распорядительная часть содержит:
- новую дату отдыха;
- персональные данные работника, должность;
- поручения кадровому специалисту;
- лицо, которое несет ответственность за исполнение распоряжения.
При составлении Приказа пишется основание внесения изменений: заявление работника, служебная записка и т. д. В конце ставится подпись руководства и перечисленных в документе лиц.
Заполненный образец - здесь:
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если восстанавливают незаконно уволенного работника?
Когда предприятие восстанавливает работника, ему возвращаются все трудовые права.
Это означает, что отпуск предоставляется в общем порядке – не позднее окончания текущего года (если нет льгот на первоочередное предоставление). Можно переиздать график отпусков или оформить дополнение.
Нужно ли составлять график для работающих по срочному трудовому договору?
Рассматриваемый документ оформляется для всех работников организации, которые планируют продолжить трудовую деятельность в следующем году – так регламентирует ст. 123 ТК РФ.
Исключение – срок действия договора истекает в декабре.
Работник запрашивает копию ГО, что делать?
Копии документов, которые касаются трудовой деятельности персонала, предоставляются в обязательном порядке по письменному заявлению.
Если работник его предоставил, работодатель обязан предоставить копию в течение трех дней.
15 распространенных ошибок, допускаемых при оформлении ГО
- неправильно определяется продолжительность основного и дополнительного отпуска;
- иногда графики составляются «ради галочки», а в реальности даты отдыха работников отличаются;
- при сотрудничестве с совместителем сроки не согласуются с основным местом работы
- не учитываются права «льготников» или отсутствуют документы, подтверждающие право первоочередное предоставление отпуска;
- делается запись других видов отпусков: по уходу за ребенком до 3 лет и др.;
- назначается дата начала в последний день рабочей недели: например, при режиме 5/2 – в пятницу;
- отпуск делится на части без согласия работника – решение не имеет юридической силы, даже если подобный пункт прописывается в трудовом договоре;
- отпуск предоставляется по , но график не утверждается руководством. Подобное нарушение влечет за собой штраф или дисквалификацию до 3 лет.
График отпусков (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается руководителем на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника. Работодатель принимает во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:
- женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет и другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
- сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
- почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
- пострадавшие из-за Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).
Форма графика
Что отражать в графике
В шаблоне графика отпусков на 2020 год в Excel обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:
- основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
- (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
- дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.
Правила оформления
Инструкция, как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2020 год:
Шаг 1. Собрать пожелания работников.
Шаг 2. Последовательно заполнить все ячейки бланка.
Шаг 3. Составить приказ и ознакомить с ним коллектив.
Внесение изменений и отмена
Составленный образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7 — это план, который часто не совпадает с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений указывается дата начала перенесенного отдыха и причина переноса. Вот как это выглядит в образце.
Изменения вносятся в случае:
- временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
- отзыва из него;
- если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем периоде неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации.
Отмена графика после его утверждения уже невозможна, все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформляются в виде приложений.
Знакомить ли с документом персонал
Документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанном образце предусматривается графа для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.
Срок хранения
П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть план отдыха на 2020 необходимо утвердить в 2020, а хранить до 01.01.2021.
Один из обязательных кадровых документов предприятия – это график отпусков , бланк имеет типовую форму Т-7, которую вы можете скачать в конце статьи. Основное предназначение данной формы Т-7– это определять очередность ухода сотрудников предприятия в . Как правильно составить график отпусков? Образец заполнения формы Т-7 вы найдете ниже.
За две недели до начала нового года данный кадровый документ уже должен быть оформлен и утвержден руководством. Составляется график в конце года на год следующий. Прежде, чем начать заполнять график отпусков, нужно узнать у работников желаемый ими период отпуска. Эти пожелания необходимо учитывать при оформлении бланка.
График отпусков форма Т-7 образец заполнения
Для заполнения формы Т-7 можно использовать , из него берутся данные о сотрудниках: их ФИО, должность, структурное подразделение и табельный номер. Эти данные заносятся в таблицу в форме Т-7.
Когда наступит день ухода сотрудника в очередной оплачиваемый отпуск, нужно будет в таблице указать фактическую дату начала отдыха работника.
Когда график отпусков будет составлен и для всех сотрудников будут указаны планируемые даты начала отпуска, документ дается на ознакомления сотрудникам, после чего каждый из них должен поставить подпись напротив своей фамилии. Также на графике отпусков должны присутствовать подписи начальников структурных подразделений предприятия, работника кадровой службы и непосредственно самого руководителя, который и утверждает составленный график.
Если в дальнейшем появится ситуация, по которой работник решит изменить время своего отпуска (а такая ситуация возникает очень часто), то действовать нужно следующим образом. Во-первых, от работника нужно получить заявление, в котором он напишет свою просьбу о переносе даты начала отпуска и укажет причину, по которой он желает это сделать. Если руководство будет не против, то на основании этого заявления составляется приказ на изменение графика отпусков, а в график отпусков Т-7 вносятся необходимые поправки.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
|