Персональные данные работника: за сохранность и защиту спрашивают строже. Заработная плата – это персональные данные или нет? Доступ к персональным данным имеют
Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи
с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. А именно:
- паспортные данные;
- семейное положение;
- сведения об образовании;
- номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- сведения о трудовой деятельности и др.
Эта информация необходима работодателю, чтобы заключить трудовой договор, заполнить личную карточку № Т-2, помочь работнику в обучении, продвижении по службе, обеспечить его личную безопасность, контролировать количество и качество выполняемой им работы.
Понятие персональных данных содержит Перечень сведений конфиденциального характера (утвержден Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера»). Это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни человека.
Как получать персональные данные
Персональные данные относятся к конфиденциальной информации, то есть к которой нет свободного доступа. Поэтому работодатель обязан получать все персональные данные
о работнике только у него самого. Если по каким-то причинам сделать это невозможно, то запрашивать такие сведения у посторонних лиц работодатель вправе только с письменного согласия работника. При этом ему нужно сообщить о целях, источниках, способах получения персональных данных, о том, какая именно информация интересует работодателя, а также
о последствиях отказа работника дать письменное согласие на получение этих сведений.
Из этого правила есть исключение: работодатель вправе запрашивать информацию, например, из различных медицинских учреждений о противопоказаниях и ограничениях в трудовой деятельности своих работников.
Главная цель такого исключения – предупредить и предотвратить угрозу жизни и здоровью работника.
Передавать конфиденциальную информацию о работнике другим лицам разрешается только с письменного согласия самого работника. Не допускается передача личных сведений о работнике с коммерческой целью. Передача таких сведений без письменного согласия возможна только в случаях:
- это необходимо в целях защиты жизни и здоровья работника (степень угрозы определяет работодатель);
- это предусмотрено федеральным законом (например, ст. 228 ТК РФ прямо определяет, что если на производстве произошел несчастный случай, то об этом в обязательном порядке должны быть незамедлительно проинформированы родственники пострадавшего, а также ряд государственных и местных властных структур).
Работодатель обязан соблюдать конфиденциальность при работе с персональными данными работников. Для этого следует вести специальные журналы учета.
Журнал учета внутреннего доступа к персональным данным работников
В журнале учета внутреннего доступа к персональным данным работников указывают: дату выдачи и возврата документов (личных дел) работникам организации; цели выдачи, наименование выдаваемых документов, срок пользования. Если документов было много, и их выдавали по описи, при возврате нужно проверить их наличие по описи. Сотрудник, возвращающий документы, обязан присутствовать при этом. Выдавая документы, предупредите, что делать в них пометки и исправления, вносить новые записи, извлекать документы (например, из личного дела) или помещать новые нельзя.
В журнале учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам регистрируют: поступающие запросы (дату получения, номер и дату входящего документа, от какого органа получен запрос); дату передачи персональных данных; содержание переданной информации; дату уведомления об отказе в предоставлении информации (в случае такового).
Кроме того, кадровик должен регулярно проверять наличие документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников. Для этого также следует вести специальный журнал.
Какие сведения указывают в Положении о защите персональных данных
Порядок хранения и использования персональных данных работников фирмы определяет Положение о защите персональных данных. Это обязательный внутренний (локальный) документ фирмы, его разрабатывает кадровая служба.
Закон не установил строгой формы этого документа, но он должен соответствовать требованиям, которые предъявляет к защите персональных данных работника ТК РФ.
В Положении должно быть указано:
- цель и задачи фирмы в области защиты персональных данных;
- понятие и состав персональных данных;
- в каких структурных подразделениях и на каких носителях (бумажных, электронных) накапливаются и хранятся эти данные;
- как происходит сбор персональных данных;
- как они обрабатываются и используются;
- кто (по должностям) в компании имеет к ним доступ;
- как персональные данные защищаются от несанкционированного доступа;
- права работника в целях обеспечения защиты своих персональных данных;
- ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной
с персональными данными работников.
Кто утверждает Положение о защите персональных данных Положение
о защите персональных данных работника
Положение о защите персональных данных работника утверждает руководитель фирмы или уполномоченное им лицо. А вводится в действие этот документ приказом руководителя.
Положение о защите персональных данных выглядит так:
Кто имеет доступ к персональным данным
Каждый работник, который в силу своих должностных обязанностей имеет доступ
к персональным данным других работников, должен подписать обязательство об их неразглашении.
Перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным работника, обычно оформляют
в виде приложения к Положению.
В первую очередь это сотрудники кадровой службы, поскольку они собирают и формируют данные о работнике, руководители структурных подразделений (например, главный бухгалтер, начальники отделов). Однако последние вправе запрашивать только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных трудовых функций (например, чтобы рассчитать льготы по налогам, бухгалтерия получит не все сведения о работнике, а только данные о количестве его иждивенцев). Оформляют приложение так:
Работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных, а работник – расписаться в этом. Факт ознакомления обычно оформляют распиской, которая остается у работодателя. Вот ее образец:
Ответим на вопрос, что относится к персональным данным работника организации. Согласно ст. 3 , персональные данные работника это любые сведения о нем.
Иногда при приеме на работу нового сотрудника кадровики снимают ксерокопии с предоставленных документов и вкладывают их в его личное дело. По мнению Роскомнадзора, это не допускается.
Судебная практика
При проведении проверки соблюдения требований законодательства о защите персональных данных контролирующий орган счел незаконным хранение в личных делах сотрудников ксерокопий их паспортов. Организация обратилась в Арбитражный суд с заявлением о признании незаконным данного предписания Роскомнадзора.
Судом в удовлетворении заявленного требования было отказано. По мнению суда, хранение организацией копий паспортов сотрудников является избыточным, законом не предусмотрено, нарушает права граждан и превышает объем персональных данных работников, предусмотренный ст. 86 ТК РФ . (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № Ф08-480/14 по делу № А53-10287/2013)
Образец заявления на обработку персональных данных работника
В соответствии с п. 1 ст. 6 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» обработка фирмой-работодателем таких данных может производиться только при соблюдении ряда условий. В числе таковых — согласие субъекта персональных данных на передачу сведений о себе в обработку (подп. 1 п. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ). Оно оформляется в виде согласия на обработку персональных данных. Кроме того, гражданин может дать согласие оператору на предоставление его сведений третьим лицам.
Физическое лицо вправе отозвать свое согласие, для этого составляется заявление об отзыве.
В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным , срок хранения персональных данных работника составляет 75 лет.
Обработка персональных данных
В организации необходимо разработать и утвердить локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки информации о работниках. Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с этим документом под роспись.
Судебная практика
Прокурор обратился в суд с иском о понуждении организации к разработке и принятию локального правового акта, устанавливающего порядок хранения и использования персональных данных работников. Свои требования мотивировал тем, что в ходе проверки исполнения законодательства, регламентирующего сбор, хранение, использование или распространение персональных данных, было установлено, что в нарушение требований трудового законодательства порядок хранения и использования персональных данных работников в организации не разработан. Полагал, что отсутствие данного локальный нормативного акта может привести к неправомерному доступу к персональным данным не уполномоченных на то лиц.
Решением суда требование прокурора было удовлетворено. Суд обязал организацию разработать и принять локальный правовой акт, устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников в течение 30 дней с момента вступления решения суда в законную силу.
Передача персональных данных работника другому лицу допускается только с согласия этого работника, за исключением случаев, установленных законом. Так, например, работодатель вправе передавать сведения о работнике по официальным запросам суда, прокуратуры, органов следствия и дознания.
Обратите внимание, что сообщать какую-либо информацию о сотруднике по телефону недопустимо.
Судебная практика
Д. обратился в суд с иском о признании незаконным передачи работодателем его персональных данных другому лицу, взыскании морального вреда.
В судебном заседании было установлено, что организация, в которой работал Д., заключила договор с банком для реализации зарплатного проекта. Для выпуска пластиковых карт банку были переданы заполненные и подписанные работниками анкеты-заявления с их личными данными. Анкета-заявление Д. им подписана не была, согласие на передачу своих персональных данных он не давал.
Исковые требования судом были удовлетворены, несмотря на то, что полученной пластиковой карточкой Д. активно пользовался.
Когда за разглашение информации могут уволить
Уволить за разглашение информации можно только тех сотрудников, которым такие сведения стали известны в связи с исполнением ими трудовых обязанностей. Об этом прямо указано в п.п. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ . К таким сотрудникам относятся руководители организаций, работники кадровых служб, бухгалтерии и иные лица, чья работа непосредственно связана с обработкой персональных данных. Однако если работник узнал данные случайно (например, из-за халатности сотрудника, ответственного за сохранность информации) и в его должностные обязанности не входит работа с личными сведениями, увольнение по данному основанию будет являться незаконным.
Увольнение по этому основанию является мерой дисциплинарного воздействия, поэтому при его осуществлении следует соблюдать порядок наложения дисциплинарного взыскания, предусмотренный ст.193 ТК РФ .
В случае оспаривания работником увольнения по п.п. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ работодатель обязан представить доказательства, свидетельствующие о том, что сведения, которые трудящийся разгласил, относятся к личным данным другого сотрудника, эти сведения стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, и он обязывался не разглашать такие сведения (п.43 Постановления Пленума ВС РФ «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ»).
Судебная практика
Н. обратился в суд с иском о признании увольнении незаконным, возмещении морального вреда.
В судебном заседании было установлено, что Н. работал электромонтером и был вызван в отдел кадров для устранения порыва телефонного кабеля. Во время починки кабеля он успел прочитать соглашение об увольнении работника М. с выплатой значительной денежной компенсации, которое кадровик оставила без присмотра на своем рабочем столе. На следующий день Н. обратился к директору, заявив, что он тоже хочет уволиться по соглашению сторон с такой же денежной компенсацией. А получив отказ, обиделся и стал рассказывать об этой ситуации другим работникам. В результате приказом директора Н. был уволен по п.п. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за разглашение персональных данных другого работника.
Решением суда исковые требования Н. были удовлетворены. Суд пришел к выводу, что в трудовые обязанности Н. работа с личными данными других сотрудников не входила, и данные сведения стали ему известны в результате халатности кадровика, который не обеспечил сохранность информации.
Подтвердить разрешение на обработку персональных данных сейчас просят при заключении договоров, заполнении анкет, регистрации на сайтах. Большинство граждан соглашаются автоматически, хотя личная информация о человеке в руках недобросовестных лиц - мощное и опасное оружие. Статья рассказывает о том, что нужно знать о персональных данных, открывая доступ к ним 3-м лицам.
Персональные данные: что это, нормативная база
Государство регулирует сферу персональных данных посредством целого ряда нормативных актов. Основу составляет Конституция РФ, базис - ФЗ № 152 от 27.01.2006 г. Закон разъясняет, что такое персональные данные, что к ним относится. Этот термин означает сведения, напрямую или косвенно характеризующие субъекта ПД - физическое лицо. Говоря простым языком, по ним можно точно определить, что речь идет о конкретном человеке.
Косвенное упоминание о персональных данных есть в российской Конституции. Статьи 23–24 основного закона дают гражданам право на тайну частной жизни, ее неприкосновенность и защиту. Все, что входит в понятие персональные данные, принадлежит только их носителю и не может контролироваться правительством или 3-ми лицами. Граждане сами вольны распоряжаться этой информацией, препятствовать распространению или, наоборот, передавать ее другим. Государство, со своей стороны, гарантирует и защищает эту возможность.
ФЗ № 152 определяет, кто вправе использовать персональные данные кроме их носителя, на каких условиях, по каким правилам. Получать и обрабатывать личную информацию о субъекте могут только операторы с его разрешения. Гражданин подписывает согласие на проверку ПД при оформлении заявок на кредит, заполнении анкет или поступлении на работу.
Операторы получают доступ к тому объему данных, который требуется для решения их задач. Они не имеют права хранить и использовать их после того, как цель достигнута. Например, наниматель должен уничтожить записи, анкеты - все, что относится к персональным данным работника, после его увольнения. В ином случае, грозит ответственность за
Нормам ФЗ № 152 должны следовать все юридические и частные лица. Особые правила применяются, когда ПД:
- получают для личных или семейных нужд, если это не ущемляет права 3-х лиц;
- содержатся в архивных документах;
- составляют гостайну;
- собираются по судебному акту.
Другие законодательные акты уточняют положения о ПД применительно к разным ситуациям, вводят систему и классификацию средств защиты. Например, гл.14 ТК РФ раскрывает понятие персональных данных работника. Это сведения, позволяющие охарактеризовать его как сотрудника определенной организации (размер зарплаты, стаж, квалификация, информация из ФНС и ПФР и др.), его деловые качества. Они должны использоваться и храниться для помощи работнику в выполнении его трудовых обязанностей, повышении опыта и знаний, продвижении по службе, для защиты персонала и имущества компании.
Классификация персональных данных
ФЗ № 152 выделяет несколько видов персональных данных. Можно расположить их по степени «секретности», сложности в сборе и использовании 3-ми лицами:
- обезличенные;
- общие;
- биометрические;
- специальные.
Общие персональные данные
Общие персональные данные - это основная информация о человеке. К ним относят:
Обработка персональных данных в организации
Цель обработки ПД в организации — оформление трудовых отношений с работником. Без подписанного согласия на обработку ПД работодатель не имеет права заключать трудовой договор. Подробнее читайте в этой
- место прописки и проживания;
- паспортные данные;
- образование;
- контактные данные;
- сведения о работе;
- размер доходов и т. д.
Не все из них по отдельности можно отнести к ПД. Например, закон точно не определяет, является ли номер телефона персональными данными . Роскомнадзор в ответе на обращения граждан пояснил, что только по номеру невозможно точно идентифицировать человека. Сам по себе он не персонален, а в связке с ФИО владельца и городом проживания относится к ПД. Поэтому неперсонифицированная рассылка смс-сообщений не считается нарушением ФЗ № 152.
Общие ПД содержатся в паспорте, военном билете, дипломе, личной карточке сотрудника, трудовой книжке и т. д. Письменное разрешение не обязательно для получения этих данных, достаточно косвенного, например галочки напротив соответствующего пункта онлайн-анкеты. Относительная простота доступа часто приносит проблемы субъектам ПД - обычным гражданам: от навязчивой рекламы до шантажа и подделок кредитных заявок.
Личная жизнь гражданина, которая включает в себя также различные виды тайн (врачебная, налоговая, тайна усыновления и другие) защищена от разглашения статьей 137 УК РФ. Подробнее можно прочитать в этой .
Биометрические ПД
Биометрические данные - это физиологические и биологические характеристики субъекта: дактилоскопические изображения, группа крови, рост, цвет глаз, вес, анализ ДНК и т. д. Сюда относится и информация, которую можно получить по фото- или видеозаписи с человеком. Биометрические ПД часто необходимы при лечении или устройстве на работу в госорганы, оформлении заграничных паспортов и виз.
Специальные ПД
Раса и национальность, вероисповедание, философские убеждения, состояние здоровья, наличие судимостей, интимная жизнь, сексуальные предпочтения относятся к специальным данным. Они содержатся в медицинских справках, личных делах и т. д.
Специальные ПД требуются для участия в политической деятельности, вступления в вооруженные силы. Получить доступ к этим данным 3-и лица могут только с разрешения субъекта.
Зачем нужен закон о персональных данных? Ответ смотрите в видеосюжете:
Обезличенные ПД
Обезличенные ПД доступны для любого заинтересованного лица. Источниками информации могут быть:
- адресные книжки;
- справочники;
- реестры;
Общедоступная информация, которая считается персональными данными, - это, например, доходы политических деятелей, представителей федеральной или муниципальной власти, чиновников на руководящих должностях.
В ноябре 2016 г. состоялось первое собрание рабочей группы администрации Президента РФ по проблеме использования положений ФЗ № 152 к так называемым Big Data . Это данные, которые от пользователя поступают в сеть: IP-адрес, формы авторизации, история браузера, сведения, которые накапливают о владельце гаджеты и умные бытовые приборы.
Big Data, с одной стороны, прямо или косвенно указывают на человека, то есть попадают под определение ПД. Законодатели в то же время не рассматривают интернет-данные как собственность индивида, так как он не может их контролировать.
Все интересующие вопросы можно задать в комментариях к статье
В нашей ситуации возник серьезный спор между специалистом кадровой службы и гл. бухгалтером.Спор заключается в следующем - специалист кадровой службы при приеме на работу сотрудника берет скан копии личных документов, заносит личные данные в учетную систему. Гл. бухгалтеру необходимы эти данные для оформления электронной подписи сотрудника. Специалист кадровой службы отказывается предоставить гл. бухгалеру как скан. копии личных документов, так и данные из учетной системы в электронном виде, утверждает, что передача скан копий кадровых документов сотрудников в бухгалтерию напрямую не возможна. Только сам сотрудник может прислать в бухгалтерию сканы своих документов по запросу от бухгалтерии. Обоснован ли данный подход кадровика? В ст 86 ТК напрямую об этом напрямую неговориться.Есть ли арбитражная практика по этому вопросу?Как можно обосновать, что сотрудник не обязан дважды предоставлять одному работодателю личные документы?
Судебная практика по этому вопросу не сложилась. Однако учитывать надо следующее. Как кадровик, так и бухгалтер являются представителями работодателя. То есть ни кадровик, ни бухгалтер не действуют от своего лица, они действуют от лица работодателя.
Работник передает документы не кадровику как физическому лицу, а работодателю через его представителя. Статус кадровика и бухгалтера в этом случае равнозначен. Работодатель имеет право обрабатывать персональные данные работника, о чем сказано в ст. 86 ТК РФ. Поэтому обрабатывать данные может как кадровик, так и бухгалтер.
Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Можно ли не работающим в службе персонала сотрудникам предоставить право доступа к персональным данным других сотрудников
Да, можно, если доступ к таким сведениям необходим сотрудникам для выполнения определенных трудовых функций.
Доступ к персональным данным сотрудников могут иметь только специально уполномоченные лица, которым такой доступ необходим для выполнения конкретных функций. Об этом говорится в статье 88 Трудового кодекса РФ.
Как правило, доступ к персональным данным сотрудников в силу специфики деятельности должны иметь:
сотрудники службы персонала;
сотрудники бухгалтерии;
генеральный директор и при необходимости его заместители;
руководители подразделений и непосредственные руководители.
При этом каждой из указанных категорий сотрудников устанавливается свой уровень доступа. Так, например, сотрудникам бухгалтерии может быть предоставлен доступ в части адресных данных сотрудников и их семейного положения, руководителям подразделений – в части персональных сведений исключительно по своим подчиненным.
Уровни доступа тех или иных лиц, а также конкретный порядок передачи персональных данных сотрудников внутри организации должен быть прописан в ее локальных документах, например в Положении о защите персональных данных сотрудников (абз. 5 ст. 88 ТК РФ). Уполномоченные лица должны быть ознакомлены с положениями документа и предупреждены о своих правах и обязанностях, а также об ответственности за использование сведений не по назначению (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ)*.
2.Трудовой кодекс РФ
Статья 86. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты
В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:
1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества*;
2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами;
5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;
6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;
10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
Как поступить, чтобы не нарушить закон о персональных данных - возникла такая ситуация: заведующий Лабораторией захотел ознакомиться с личным листком подчиненного ему сотрудника, в котором содержаться, соответственно, персональные данные этого сотрудника. Должен ли специалист Отдела кадров предоставить заведующему Лабораторией личный листок его подчиненного или только директор учреждения должен знать личную информацию о сотрудниках? Спасибо.
Ответ
Ответ на вопрос:
Таким образом, заведующий лабораторией подчиненного, если соответствующий установлен в локальном нормативном акте и сотрудника на обработку его персональных данных, и только в том случае, если это необходимо для выполнения заведующим его должностных обязанностей.
С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,
эксперт Системы Кадры
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.