Функции кадровой документации. Виды и назначение кадровой документации. Для чего нужны кадровые документы
В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.
Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:
1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, Должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».
Также всю кадровую документацию можно разделить на документы, которые вы должны посмотреть при приеме на работу ваших работников (ст. 65 ТК РФ) и, конечно же, те документы, которые вы создаете и разрабатываете в вашей организации. Таким образом можно использовать классификацию кадровой документации, которая есть в организации, разделив ее на две группы:
I группа – Документы, предъявляемые при заключении трудового договора. Документы работников, требуемые законодательством (копии) (ст. 65 тк рф):
Документы, удостоверяющие личность; - трудовая книжка, кроме работников, устраивающихся впервые и совместителей; - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; - документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.);
Документ об образовании; - справка о наличии (отсутствии) судимости по некоторым видам деятельности.
II группа – Документы, которые создает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений:
1. Локальные нормативные акты (ЛНА) – кадровые документы которые разрабатываются в самой организации. Четкого понятия ЛНА в трудовом законодательстве нет, однако в статье 8 ТК РФ есть упоминание о том, что это нормы, которые раскрывают трудовое законодательство, а также это те документы, которые рассказывают, как вы в своей организации под свою специфику применяете трудовое законодательство. И здесь нужно отметить самое главное, что ваши ЛНА, которые вы разрабатываете и создаете, необходимо анализировать, чтобы они не ухудшали положение работников в соответствии с трудовым законодательством, т.к. в ст. 8 ТК РФ, говорится о том, что: «Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 настоящего Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения».
Критериями нормативности документов являются два фактора, которые должны применяться в совокупности:
1. Неоднократность применения – это значит, что после того, как вы ввели в действие документ, применение его не утрачивает свою силу, а продолжает свое действие.
2. Неперсонифицированность – это значит, что документ касается ни какого-то отдельного субъекта, а круга лиц, объединений, подразделений и т.д.
1) Обязательные ЛНА .
Штатное расписание (форма Т-3), утвержденное приказом работодателя (ст. 15, 57 ТК РФ);
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), утвержденные приказом работодателя (ст. 189, 190, ТК РФ);
Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя (раздел Х ТК РФ);
Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных (пункт 8 ст. 86, ст. 87 ТК РФ);
Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем;
Локальные нормативные акты (ЛНА) по оплате труда;
Коллективный договор (обязателен при условии получения предложения в письменной форме о начале коллективных переговоров).
2) ЛНА с учетом специфики. Например, ТК РФ предусмотрена возможность введения сменного графика работы для работников. Если вы вводите сменный график работы, то для вас обязательным локальным нормативным актом станет график сменности, с которым работники должны быть ознакомлены за месяц до введения его в действие.
3) Иные ЛНА. Иные локальные нормативные акты – это те акты, которые не предусмотрены законодательством, но разрабатываются в организации для того, чтобы урегулировать трудовые отношения с работниками, которые включают нормы о дисциплине работников, режиме рабочего времени, технике безопасности и производственной санитарии, приеме и увольнении работников, без которых работодатель не сможет нормально функционировать.
2. Документы по кадровым функциям. Следующие документы, в которых возникает необходимость в организации – это документы по кадровым функциям. К таким документам можно отнести договорные документы - трудовой договор, коллективный договор, договор о материальной ответственности и т.д. Распорядительные документы - приказы, распоряжения руководителя. Первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда – табель учета использования рабочего времени, личная карточка Т-2. Информационно-справочные документы – это все заявления, служебные записки, докладные записки, которые возникают в нашей работе. Относительно архивных документов – это особый блок законодательств, который стоит особняком. На основании Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», полномочия по проверкам организаций на соблюдения архивного законодательства, переданы Федеральному архивному агентству.
1) Договорные документы.
2) Распорядительные документы.
3) Первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда.
4) Информационно-справочные документы.
5) Архивные документы.
Еще одна система классификации документации включает две категории: обязательные и факультативные документы:
1. Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).
К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ) и потому обязательные для каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников:
Коллективный договор
Положение об оплате труда и премировании
Положение об аттестации работников
Номенклатура дел кадровой службы
Положение об отделе кадров
Должностные инструкции сотрудников отдела кадров
Штатное расписание (форма Т-3)
Табель учета рабочего времени (форма Т-13)
График сменности
Инструкция по ведению кадрового делопроизводства
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение о защите персональных данных работников
График отпусков (форма Т-7)
Трудовая книжка
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.
В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров: №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда: №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
2. Факультативные кадровые документы , которые работодатель может принимать в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодатель определяет самостоятельно.
Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положение о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и другие.
Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя.
Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:
1. Документация по приему на работу:
· Заявление о приеме на работу;
· Контракт о назначении на должность;
· Приказ о приеме на работу;
· Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
· Заявление о переводе на другую работу;
· Представление о переводе на другую работу;
· Приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
· Заявление об увольнении;
· Приказ об увольнении;
· Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
· График отпусков;
· Заявление о предоставлении отпуска;
· Приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
· Представление о поощрении;
· Приказ о поощрении;
· Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
· Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
· Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
· Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
· Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
Любые отношения, в которые вступают люди в процессе трудовой деятельности, регламентируются. То, что в трудовых отношениях существенно для общества в целом, закреплено в законодательных актах. Многие детали отношений отражают специфику субъектов взаимоотношений и поэтому регламентируются в нормативных документах отраслевого, регионального уровня, уровня предприятия, подразделения предприятия, отдельного работника.
В этой главе мы рассмотрим документы, начиная с уровня предприятия и заканчивая, документами, регламентирующие деятельность отдельного работника в нем. Все они представляют собой сложноорганизованную систему кадровой документации, в которой отдельные ее элементы (правила, положения, инструкции и т. д.) взаимосвязаны и выполняют свою специфическую функцию.
Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Документы же составляющие систему кадровой документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование деятельности персонала, подразделений, их функций и задач, а также различные виды документов, связанные с обеспечением повышения качества работы и ее анализа.
Для более детального рассмотрения этих документов мы обратимся к таблице №2 «Назначение и содержание основных кадровых документов».
Таблица №2. «Назначение и содержание основных кадровых документов»
Наименование документа |
Назначение |
||
Трудовой договор (контракт) |
Регулирование социально - трудовых отношений в организации и заключение между сторонами социального партнерства. |
Определяются права, обязанности и ответственность сторон, обязательные и дополнительные условия, определение трудовых обязанностей, размер заработной платы, режим рабочего времени, установление испытательного срока, продолжительность отпусков, порядок расторжения договора и т. д. |
|
Должностная инструкция |
Определение функциональных связей сотрудника и его взаимоотношения с управленческим персоналом, конкретизация прав и обязанностей, объема знаний и умений работника, повысить своевременность и надежность выполнения заданий, исключение дублирование обязанностей. |
Обозначены наименование должности, порядок назначения на должность, перечисляются виды работ, определяются права, обязанности, функции, ответственность, поощрения, связи и критерии оценки результатов труда работника. |
|
Положение о кадровой службе |
Регламентация деятельности кадровой службы, четкое распределение обязанностей ее сотрудников и взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями. |
Общие вопросы организации кадровой деятельности, основные цели и задачи, функции, права и обязанности службы и ее сотрудников; порядок взаимоотношений с другими структурными подразделениями. |
|
Положение о персонале |
Определяет порядок профессионально - трудовых отношений, закрепленных в учреждении. |
Отражаются вопросы организации деятельности учреждения, оплаты труда, порядок предоставления отпусков, командирования сотрудников, права и обязанности сотрудников и администрации. |
|
Положение о подразделениях |
Регламентация назначения и места подразделения в структуре организации, его собственную структуру, основные функции и задачи управления, ответственность и формы поощрения сотрудников подразделения. |
Рассматривается рациональное распределение функций, установление конструктивных связей между структурными подразделениями, конкретизация прав подразделений, меры по повышению ответственности сотрудников подразделений. |
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
Регламентация порядка приема и увольнения сотрудников, основных прав, обязанностей и ответственности сторон трудового договора, режима рабочего времени, время отдыха, применения к работникам мер поощрения и взысканий. |
Обозначены права, обязанности работника и работодателя, описан режим рабочего времени и время отдыха, предоставление отпуска. |
|
Штатное расписание |
Закрепление должностного и численного состава с указанием фонда заработной платы. |
Содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. |
|
Положение о премировании |
Вводится в целях усиления материальной заинтересованности, достижения лучших конечных результатов деятельности, улучшения качества работы, создания условий для проявления творческой активности каждого работника. |
Состоит из общего положения и порядка премирования, в котором рассматривается источник выплат, показатели премирования, сроки и периодичность выплат, а также причины лишения премий. |
|
Положение о поощрении |
Выражение благодарности за успехи в работе, материально - техническая поддержка сотрудников. |
Определяется состав вознаграждения, причины поощрений и порядок их оформления. |
|
Положение об аттестации сотрудников |
Установление соответствия сотрудника занимаемой должности и его тарификации. |
Обозначены критерии аттестации и оценки, мероприятия по организации аттестации и порядок их проведений (сроки, графики), определяется состав аттестационной комиссии и регламент его работы. |
|
Положение об оплате труда |
Устранение диспропорций в оплате труда отдельных категорий работников, закрепление кадров на предприятии, соблюдение интересов работников и работодателя в части роста трудовой отдачи и роста ее оплаты, равнонапряженность трудовых норм или дифференциация заработной платы в зависимости от напряженности труда работника. |
Указываются цели, которые ставятся в сфере организации оплаты труда на период действия положения и достижению которых должна способствовать организация заработной платой. Определяются нормативные документы, охарактеризованы системы, на базе которых определяется размер заработной платы. |
Все документы, рассмотренные в таблице №2, входят в систему кадровой документации, то есть каждый из вышеупомянутых документов находятся во взаимной зависимости и образуют единое целое. Так, например, в трудовом договоре определяются обязанности работника на занимаемой должности и режим рабочего времени, которые, в свою очередь, конкретизируются в должностной инструкции и в правилах внутреннего трудового распорядка соответственно.
Еще одним свойством системы кадровой документации является наличие системно - формирующих факторов у элементов системы, предполагающих возможность ее создания. Для формирования системы необходимо создать упорядоченные связи. Такими связями в рассматриваемой нашей системе являются общий принцип их создания и направленность на решение конкретной задачи. В качестве примера можно привести общий принцип создания таких документов как Положение о премировании и Положение о поощрении, которые решают одну и ту же проблему, но также находятся в тесной взаимосвязи с другими документами системы.
Другой признак системы кадровой документации заключается в наличии у неё интегративных качеств, то есть особенностей, присущих системе в целом, но не свойственных ни одному из ее элементов в отдельности. Такой особенностью является обеспечение стабильной деятельности организации в целом, но если рассматривать каждый документ в отдельности, то он не выполняет такую функцию, он способствует успешному выполнению системой этой функции.
Таким образом, мы рассмотрели систему кадровой документации, кратко описали назначение и содержание ее основных элементов, выявили основные признаки системы и убедились в том, что она занимает одно из значительных мест в системе управления организацией.
Для эффективной и результативной деятельности этой системы необходимо современное техническое обеспечение, которое мы рассмотрим далее.
Трудовые отношения работника и работодателя регулируются ТК РФ. Для оформления (документирования) трудовых отношений предназначена кадровая документация.
Что такое “документация по личному составу”? Какие документы отдела кадров следует в нее включать?
Первоначально термин “документация по личному составу” означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения, т. е. его трудового коллектива. В документы по личному составу включали разнообразную по видам, разновидностям и объемам организационно-распорядительную и отчетно-статистическую документацию по кадрам.
Постепенно круг таких документов стал перерастать границы прежнего понимания термина “документация по личному составу”. С расширением функций кадровой службы расширился и круг кадровых документов.
В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы. На рис. 1 представлена система кадровой документации.
Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, определено наполнение документации по личному составу. Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.
Рис. 1. Система кадровой документации
Классификация кадровых документов
Следует отметить, что кадровые документы реализуют не только основную функцию управления, но и целую систему функций, что связано с полуфункциональностью кадрового документа.
Так, юристы классифицируют кадровую документацию по информационному назначению (выделяя содержание информации):
– плановая;
– учетная;
– финансовая и т. д.
Кроме того, документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД).
В таблице 1 представлены документы по личному составу, вошедшие в систему УСОРД.
Таблица 1
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
В таблице 2 представлены документы по личному составу, вошедшие в систему УСПУД.
Таблица 2
Унифицированная система первичной учетной документации
Обратите внимание!
5 января 2004 г. принято постановление Госкомстата России № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты, в связи с чем постановление Госкомстата России
от 06.04.01 № 26 признано утратившим силу
Следует отметить, что при создании кадровых документов УСОРД и УСПУД было нарушено одно из основных требований унификации – однократность и единообразие. Это привело к тому, что в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011–93 (ОКУД), утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299, происходит дублирование номиналов кадровых документов УСОРД и кадровых документов УСПУД. Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 утверждены формы документов по личному составу, вошедшие в систему первичной учетной бухгалтерской документации, а часть документов осталась в системе организационно-распорядительной документации.
В последнее время прослеживается тенденция обновления содержания традиционных кадровых документов. Например, все чаще автобиография заменяется резюме. Особенностью данного документа является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме соискателем могут быть указаны любые дополнительные сведения о профессиональных навыках, дополнительных специальностях, предполагаемом заработке.
К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица работника (доверителя), на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями.
К документам по личному составу относятся и те, которые входят в личное дело, а также трудовые книжки работников.
Создание кадровых документов на основе межсистемной унификации позволяет не только раскрыть ее возможности, но и создать в будущем единую оптимальную систему документации по кадрам.
Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп):
- - локальные нормативные акты,
- - распорядительные документы,
- - документы, подтверждающие трудовую деятельность работника,
- - информационно-расчетные документы,
- - официальная внутренняя переписка,
- - журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности: по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.
Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.
Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить.
Распорядительные документы. К данному виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя.
Распоряжения делятся на две самостоятельные группы:
- - приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации);
- - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
- - трудовая книжка,
- - трудовой договор,
- - справка о трудовой деятельности,
- - копии приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников.
Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью:
- - личная карточка работника,
- - штатное расписание,
- - график отпусков,
- - табель учета рабочего времени,
- - график сменности,
- - личные дела.
Форма большинства этих документов также унифицирована.
Внутренняя служебная переписка используется для документального оформления всех кадровых решений.
Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности.
Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.
Журналы учета и контроля или регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации. Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
Все ранее перечисленные внутренние документы организации делятся на три блока:
- - обязательные,
- - условно обязательные (зависящие от специфики организации),
- - рекомендательные.
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.
Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Например, должностные инструкции специалистов, положение по оплате труда или положение о премировании есть далеко не в каждой компании.
В недавнем прошлом в Российской Федерации произошел переход к обществу свободного предпринимательства, что неизбежно повлекло за собой существенное изменение содержания трудовых отношений и правовых форм их закрепления.
Следует отметить, что совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц, его осуществляющих. Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление трудовых отношений.
В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве:
«Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором».
В соответствии с ТК РФ организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности.
Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.
Обратите внимание!
Федеральным законом от 30 июня 2006 года №90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» внесены существенные изменения в ТК РФ, вступающие в силу 6 октября 2006 года.
Прежде всего, данный закон предусматривает увеличение гарантий и компенсаций работникам. Самое важное, данный закон во многих нормах заменил понятие «организация» на понятие «работодатель». Это означает установление одинакового правового режима в сфере трудовых отношений для всех хозяйствующих субъектов – работодателей, как юридических, так и физических лиц и, самое главное, повышение уровня защищенности прав нанятых ими работников. Иная позиция противоречит части 2 статьи 19 Конституции Российской Федерации.
На работодателей - индивидуальных предпринимателей возлагаются практически все права и обязанности работодателей – юридических лиц (организаций) со всеми вытекающими из этого последствиями. Кадровую документацию теперь придется вести всем работодателям.
Следует отметить, что ТК РФ к числу основных задач трудового законодательства отнесено создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом. ТК РФ указывает, что организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей.
Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.
Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
Что же такое кадровая документация как единое целое и из чего она состоит?
Прежде чем ответить на этот вопрос хотелось бы отметить, что кадровая документация – это часть общих понятий, таких как делопроизводство и .
Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
В соответствии с названным стандартом «делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» .
Соответственно, кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.
Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.
В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.
Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.
Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Итак, кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).
О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Так, в Постановлении Федерального арбитражного суда (далее ФАС) Северо-Западного округа от 22 декабря 2005 года по делу №А42-13891/04-13 суд удовлетворил иск о взыскании задолженности по договору поставки, сделав обоснованный вывод о наличии у лица, производившего приемку товара, таких полномочий, как осуществление действий от имени ответчика, поскольку согласно должностной инструкции приемка товара входила в круг обязанностей данного лица.
Кроме того, с помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою правоту в суде.
Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить следующие кадровые документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.
Так, ФАС Волго-Вятского округа в своем Постановлении от 13 февраля 2003 года по делу №А79-1462/02-СК1-1252 пришел к выводу, что доля инвалидов в общей численности, работающих, у истца составляла не менее 50 процентов, следовательно, истец правомерно воспользовался льготой по налогу на имущество организации. Доказательствами в данном деле явились копии трудовых книжек, табели учета рабочего времени и иные документы. Многочисленные примеры из арбитражной практики также подтверждают это: Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11 июля 2001 года по делу №А11-6743/00-К2-Е-3073-142, Постановление ФАС Московского округа от 23 октября 2003 года по делу №КА-А40/7999-03.
Некоторые налоговые инспекторы считают, что если в штатном расписании предусмотрена должность, например, юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при расчете налога на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (статья 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ)). Кроме того, подробно составленные должностные инструкции, трудовые договоры и штатное расписание, как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве, устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика. Указанные положения подтверждают: Постановление ФАС Московского округа от 2 февраля 2006 года №КА-А41/14222-05 по делу №А40-18723/05-141-134, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 года №А19-4631/05-43-Ф02-200/06-С1 по делу №А19-4631/05-43, Постановление ФАС Московского округа от 4 июля 2005 года по делу №КА-А40/5566-05, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12 января 2006 года по делу №А42-13583/04-22, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 28 февраля 2005 года по делу №Ф04-654/2005(8619-А27-37).
Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.
Например, трудовая книжка является основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника. Однако сокращения в записях, «перехлесты» в сроках увольнения и приема на работу, неточности в датах, написании фамилии работника и названиях организаций, где он работал, - вот далеко не полный перечень весьма распространенных ошибок, которые допускают кадровики.
Так, статьей 27 Федерального закона от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» предусмотрено право работника на досрочное назначение трудовой пенсии, например, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на «вредной» должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.
Кроме того, в случае потери трудовой книжки именно кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и другие) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.
Порядок обеспечения граждан пособиями по государственному социальному страхованию предусматривает, что пособия назначаются по месту работы рабочего и служащего, то есть там, «где находится его трудовая книжка», как уточняется в пункте 100 «Положения о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию» утвержденного Постановлением Президиума Всесоюзного центрального совета профессиональных союзов от 12 ноября 1984 года №13-6.
Таким образом, вся совокупность кадровых документов, образующихся в результате регламентации трудовых отношений, взаимовыгодна как для работодателя, так и для работника.
Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
· Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.
· Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.
· Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).
· Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
· Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным, поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком - организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.
Однако, это далеко не все. Главное значение кадровой документации - придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.
Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:
Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
Заявление о переводе на другую работу;
Представление о переводе на другую работу;
Приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
Заявление об увольнении;
Приказ об увольнении;
протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
График отпусков;
Заявление о предоставлении отпуска;
Приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
Представление о поощрении;
Приказ о поощрении;
Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:
1. Организационно-правовая документация:
Правила внутреннего трудового распорядка;
Штатное расписание;
Положение о структурном подразделении;
График отпусков;
Должностные инструкции.
2. Персональная документация:
Трудовая книжка;
Личное дело;
Личная карточка работника.
3. Договорная документация:
Коллективный договор (соглашение);
Трудовой договор.
4. Распорядительная документация:
Приказы по личному составу.
5. Учетная кадровая документация:
Учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;
Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;
6. Информационно-справочная документация.
Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.
Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.
Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:
1. Федеральный уровень:
Конституция Российской Федерации;
Трудовой кодекс Российской Федерации;
Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;
Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»;
Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
- «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;
Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;
Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (далее ГОСТ Р 6.30-2003);
ГОСТ Р 51141-98;
ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411);
Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;
Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее ОКПДТР);
- «Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №298;
- «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37;
Постановление Минтруда Российской Федерации от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;
Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда Российской Федерации;
Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Минздравсоцразвития Российской Федерации.
2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.
3. Локальные нормативно-правовые акты:
Правила внутреннего трудового распорядка;
Коллективный договор;
Штатное расписание;
Положение о должностной инструкции;
Положение о защите персональных данных работников;
Положение по оплате труда;
Положения о структурных подразделениях и другие.
Хотелось бы отметить, что обновление системы правовых отношений в обществе ведет к обновлению содержания и состава кадровых документов, так, например, в соответствии с действующим ТК РФ основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор, а не традиционный приказ работодателя о приеме на работу. Именно трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу, а не личное заявление работника, как до сих пор считают некоторые работодатели.
Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».
- Презентация к уроку "социальные нормы и отклоняющееся поведение" Тесты на закрепление
- Временный перевод на другую работу по тк рф Что означает временный перевод
- Порядок проведения обязательных медосмотров работников: Минздравом РФ подготовлен проект приказа об изменениях
- Как исправить ошибки в жизни или чему учит жизнь?