Портал электронных счетов фактур. Электронные счета-фактуры по ндс. Особенности использования электронных счетов-фактур
Счёт-фактура в электронном виде имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог, и является основанием для вычета НДС.
В понятие электронных счетов включают :
- реквизиты;
- фактурную часть;
- расчёты.
Отличия электронного счёта-фактуры:
- ЭСФ имеет только одну квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (п. 6 ст. 169 НК РФ), которая по закону об электронной подписи равна собственноручной.
- ЭСФ выставляется только в одном экземпляре.
Электронный вариант регистрируется в журнале учёта ЭСФ и книгах покупок и продаж . Хранится документ в течение 4 лет (8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Как работать?
Перед началом работы нужно выбрать официального ЭДО и заключить с ним договор. Участникам необходимо иметь (электронно-цифровой подписи).
Регистрация пользователя в системе
- Активируем на сайте режим регистрации. В форме выбираем из предлагаемых вариантов подходящий: Руководитель юридического лица, Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо.
- Затем необходимо подтвердить сертификат ЭЦП: найти и выбрать документ в компьютере, активировать сертификат, введя пароль, PIN (пароль сертификата). Система даст подтверждение об успешной проверке сертификата и автоматически заполнит данные в регистрационной форме (ФИО, адрес, ИИН, e-mail, БИН и название предприятия).
- В соответствующее поле вводим пароль, сгенерированный системой. Переходим по ссылке, отправленной на e-mail. Затем нужно подписать соглашение о пользовании системой. Для подписи соглашения активируем сертификат, введя пароль, PIN (пароль сертификата). После этого система подписывает соглашение ЭЦП пользователя. Регистрация успешно завершена.
Аутентификация
Процедура аутентификации предусматривает :
Пользователь, прошедший процедуру аутентификации, обнаруживает в программе, как выписывать ЭСФ.
Создание
Для того чтобы создать ЭСФ, пользователь проходит аутентификацию, войдя в систему через доступный ему профиль.
Создание счета-фактуры предусматривает :
Узнать больше о правилах заполнения электронной счет-фактуры, а также посмотреть образец документа, можно .
Присвоение статуса
Для присвоения статуса счету-фактуре необходимо :
- Для присвоения статуса полученному документу выбираем в разделе «Полученные» в подразделе «Обработанные» или «Не просмотренные» нужный документ.
- После нажатия соответствующей кнопки ЭСФ получает пользовательский статус «Принятый» / «Отклонённый», который также отображается у отправителя.
Отзыв
- В разделе «Отправленные» выбираем документ.
- При активации режима «Отозвать» появляется форма, в которой нужно указать причину отзыва.
- Затем используем функцию «Подписать и отправить».
После процедуры подписи ЭСФ будет отображён в разделе «Отправленные» в подразделе «Отозванные». Получатель увидит его в разделе «Полученные» подразделе «Отозванные» вместе с указанием причины отзыва. Если к отозванному счёту-фактуре был выписан дополнительный ЭСФ, он тоже будет отозван .
Импорт
Подготовительные действия аналогичны как при создании ЭСФ.
Журнал
Система автоматически сортирует документы по следующим разделам и подразделам :
- «Отправленные» имеет подразделы: «Не просмотренные», «Переданные», «Исправленные», «Дополнительные», «Аннулированные», «Отозванные».
- «Полученные» содержит: «Не просмотренные», «Обработанные», «Аннулированные», «Отозванные», «Принятые», «Отклонённые».
- «В работе»: «Черновики», «Импортированные», «Ошибочные».
В журнале доступна функция поиска, печать формы ЭСФ и журнала.
Представление в контролирующие органы
Согласно ст. 93 НК РФ можно представлять в налоговые органы через Интернет . Порядок представления регулируется Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ .
Согласно порядку налоговый орган направляет требование о предоставлении документов.
Налогоплательщик высылает пакет запрашиваемых документов, сопроводительное письмо, в котором содержится опись и ссылка на требование. Получатель подтверждает приём документов на проверку.
Бесспорным преимуществом электронного документооборота является экономия времени , т. к. ЭСФ доставляется получателю моментально. Автоматическая обработка сокращает время проверки и гарантирует выявление форматно-логических ошибок. К недостаткам можно отнести возможность сбоев автоматизированных систем. В этом случае придётся оформить счёт-фактуру в бумажном виде (о том, что такое ЭСФ и каковы его преимущества перед бумажной версией, читайте ).
Счет-фактура – это документ, необходимый для налогового учета НДС. С помощью него подтверждается факт получения услуг или товара заказчиком. Читайте наши материалы о том, как правильно , в том числе и .
Полезное видео
Предлагаем посмотреть видео о том, какие операции можно делать с электронным счетом-фактурой:
Электронные счета-фактуры в 2019 году могут применяться наравне с бумажными, но для того, чтобы начать с ними работать, нужно выполнить ряд требований. Об особенностях применения этих электронных документов расскажет наша статья.
О переходе на электронные счета-фактуры
Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.
ВАЖНО! Возможность применения электронных счетов-фактур закреплена в п. 1 ст. 169 НК. Новый формат электронных счетов-фактур утвержден приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, а порядок их выставления — приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.
Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:
- Согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами, предварительно проверив наличие у сторон технических возможностей (п. 1.4 приказа № 174н).
- Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904) в удостоверяющем центре, выполняющем функции в соответствии с законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
- Заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@) — их перечень размещен на сайте ФНС .
Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.
Как работать с электронными счетами-фактурами
Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.
При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.
ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).
Можно ли, составив покупателю счет-фактуру на бумаге, себе сделать электронный экземпляр? В сентябре 2017 года ФНС РФ, согласовав свою позицию с Минфином РФ, дала положительный ответ . Отметим, что ранее Минфин высказывался данному вопросу отрицательно .
Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур
В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.
Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.
ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.
Итоги
Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры.
С 30 ноября 2018 г на сайте esf.gov.kz изменился интерфейс сайта htttps://esf.gov.kz:8443/ . Предлагаем Вашему вниманию обновленную инструкции по регистрации.
ШАГ 1. Подготовка системы.
Установка CryptoSocket
Программное обеспечение «CryptoSocket» предназначено для организации взаимодействия web-браузера со средством криптографической защиты информации.
Для установки CryptoSocket:
- Скачайте установочный файл SetupCryptoSocket.exe:
- с портала КГД МФ РК по пути «Деятельность» — «Информационные системы» — «ИС ЭСФ» (Рисунок 1).
Или с сайта ИС ЭСФ (Рисунок 2).
Рисунок 2. Ссылка на установочный файл SetupCryptoSocket.exe на сайте ИС ЭСФ
- Для установки ПО «CryptoSocket» нажмите правой кнопкой мыши на иконке SetupCryptoSocket.exe, выполните «Запуск от имени администратора» (Рисунок 3) и нажмите «Да».
Рисунок 3. Запуск от имени администратора
Рисунок 4. Мастер установки CryptoSocket
Нажмите кнопку «Установить» (Рисунок 5).
Рисунок 5. Кнопка «Установить»
- Выполните перезагрузку компьютера (Рисунок 6).
Рисунок 6. Завершение установки
ШАГ 2. Регистрация пользователей
Для того чтобы воспользоваться функциями Системы ИС ЭСФ необходимо пройти процедуру регистрации.
Процедура регистрации в зависимости от субъекта выполняется следующими способами:
1.
Регистрация физического лица (далее — ФЛ);
2.
Регистрация индивидуального предпринимателя (далее — ИП);
3.
Регистрация юридического лица (далее — ЮЛ).
Также можно одновременно пройти все виды регистрации.
ШАГ 2.1. Регистрация ФЛ
1. «Регистрация пользователя» «Физическое лицо» и нажать кнопку «Начать регистрацию» (Рисунок 7).
Рисунок 7. Регистрация ФЛ
2. В шаге 1 — «Выбор сертификата » нажмите кнопку «Выбрать сертификат », ИС отобразит окно для выбора сертификата. Далее следует выбрать файл с сертификатом RSA, ввести пин-код и нажать на кнопку «Готово» (Рисунок 8);
Рисунок 8. Выбор сертификата
Если Вы выбрали сертификат AUTH , то ИС ЭСФ выдаст ошибку «Необходимо выбрать сертификат для подписи» (Рисунок 9):
Рисунок 9. Ошибка при выборе неверного файла3. В шаге 2 — «Регистрационные данные » ИС ЭСФ считывает данные из сертификата, заполняет форму данными. При этом осуществляет проверку наличия действующей регистрации в качестве «Физическое лицо ». В случае наличия ИС ЭСФ выдает сообщение: «Данный ИИН уже зарегистрирован ».
4.
Завершите заполнение формы регистрационными данными физического лица, в том числе введите пароль, который будет использоваться для входа в ИС ЭСФ и нажмите кнопку «Далее
», ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 3;
5.
В Шаге 3 – «Соглашение
» на экране отображается соглашение о пользовании ИС ЭСФ, которое необходимо подписать сертификатом. После ознакомления с соглашением, нажмите кнопку «Подписать
», после чего отобразится окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA
. После чего ввести пин-код и нажать кнопку «Готово
», ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 4;
6.
В шаге 4 «Завершение
» отобразится окно «Завершение регистрации
», оповещающее пользователя о необходимости проверить e-mail и пройти по ссылке для завершения процедуры регистрации в ИС ЭСФ в качестве «Физического лица»
.
7.
8.
AUTH
«Готово
»;
9.
В интерфейсе окна входа в web-портал ИС ЭСФ отображается ИИН физического лица. Введите пароль, установленный при регистрации;
10.
Нажмите кнопку «Войти
»
11.
ИС ЭСФ направила на e-mail сообщение о завершении регистрации в качестве Физическое лицо.
ШАГ 2.2. Регистрация ИП
1. В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ на форме «Регистрация пользователя » необходимо выбрать категорию регистрации «Индивидуальный предприниматель » и нажать кнопку «Начать регистрацию» ;
Рисунок 10. Выбор категории «Индивидуальный предприниматель»
2. В шаге 1 — «Выбор сертификата» нажмите кнопку «Выбрать сертификат» , ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA , ввести пин-код и нажать кнопку «Готово» ;
3.
В шаге 2 — «Регистрационные данные»
ИС ЭСФ считывает данные из сертификата, заполняет форму данными. Завершите заполнение формы регистрационными данными и нажмите кнопку «Далее»
4.
В Шаге 3 – «Ознакомление с соглашением»
«Подписать»
, ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат RSA, ввести пин-код и нажать кнопку «Готово»
, ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 4
;
5. В шаге 4 «Завершение»
отобразится окно «Завершение регистрации»
, оповещающее пользователя о необходимости проверить e-mail и пройти по ссылке для завершения процедуры регистрации в ИС ЭСФ в качестве «Индивидуального предпринимателя».
6.
ИС ЭСФ направила на e-mail ссылку для входа в web-портал ИС ЭСФ. Откройте письмо в электронной почте и пройдите по ссылке, в браузере отобразится окно входа в web-портал ИС ЭСФ.
7.
Осуществите вход, выбрав сертификат AUTH
. Введите пин-код и нажмите кнопку «Готово»
;
8.
В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ отображается ИИН физического лица. Введите пароль, установленный при регистрации;
9.
Нажмите кнопку «Войти»
. Авторизация успешно выполнена;
10.
ИС ЭСФ направила на e-mail сообщение о завершении регистрации в качестве ИП.
ШАГ 2.3. Регистрация ЮЛ
1. В интерфейсе окна входа в ИС ЭСФ на форме «Регистрация пользователя» необходимо выбрать категорию регистрации «Юридическое лицо» и нажать кнопку «Начать регистрацию» ;
Рисунок 11. Выбор категории «Юридическое лицо»
2. В шаге 1 — «Выбор сертификата»
нажмите кнопку «Выбрать сертификат»
«Готово»
;
3. В шаге 2 — «Регистрационные данные»
ИС ЭСФ считывает данные из сертификата, заполняет форму данными. Форма заполняется регистрационными данными Юридического лица (БИН) и физического лица – Руководителя ЮЛ.
Рисунок 12. Заполнение данных
4.
Завершите заполнение формы регистрационными данными и нажмите кнопку «Далее»
, после чего осуществится переход в шаг 3;
5. В Шаге 3 – «Ознакомление с соглашением»
на экране отображается соглашение о пользовании ИС ЭСФ, которое необходимо подписать сертификатом. Нажмите кнопку «Подписать»
, ИС отобразит окно для выбора сертификата. Следует выбрать сертификат GOST, ввести пин-код и нажать кнопку «Готово»
, ИС ЭСФ осуществит переход в шаг 4
;
6. В шаге 4 «Завершение»
отобразится окно «Завершение регистрации»
, оповещающее пользователя о необходимости проверить e-mail и пройти по ссылке для завершения процедуры регистрации в ИС ЭСФ в качестве «Юридического лица».
7.
ИС ЭСФ направила на e-mail ссылку для входа в web-портал ИС ЭСФ. Откройте письмо в электронной почте и пройдите по ссылке, в браузере отобразится окно входа в web-портал ИС ЭСФ.
8.
Осуществите вход, выбрав сертификат AUTH.
Введите пин-код и нажмите кнопку «Готово»;
9.
В интерфейсе окна входа в web-портал ИС ЭСФ отображается ИИН физического лица – руководителя ЮЛ. Введите пароль, установленный при регистрации;
10.
Нажмите кнопку «Войти»
. Авторизация успешно выполнена;
11.
ИС ЭСФ направила на e-mail сообщение о завершении регистрации в качестве ЮЛ. Рисунок 17. Окно входа в ИС ЭСФ
2. Выполните выбор сертификата AUTH (Рисунок 18), нажмите кнопку «Готово».
Рисунок 18. Выбор сертификата
3 . Введите пин-код и нажмите кнопку Рисунок 20. Ввод пароля
5 . Нажмите кнопку «Войти» . Авторизация успешно выполнена.
В статье использованы материалы с портала электронные счет-фактуры
Напомним, что электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС , предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).
Оператор электронного документооборота
Оператор электронного документооборота счетов-фактур это организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО).
Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур это автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.
Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ → Представление налоговой и бухгалтерской отчетности → Электронные счета-фактуры → Перечень операторов электронного документооборота).
Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами, обслуживался у того же оператора. Важно только то, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО нужно выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.
В свою очередь, заключая договор с оператором, организация должна указать, согласна она или нет на передачу информации другому оператору (пп. «б» п. 2.1 Порядка).
Операторы ЭДО счетов-фактур, как посредники, решают сразу две задачи.
Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами контрагента, с которым она переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.
Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами. А это важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС России от 30 апреля 2015 г. № БС-18-6/499@).
Согласие сторон сделки
Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур вы или ваш контрагент можете в любой форме. Это может быть специально направленное письмо или же просто тот факт, что вы и ваш контрагент включили друг друга в список контрагентов в системе ЭДО (письмо Минфина России от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26).
Действия продавца
Чтобы выставить электронный счет-фактуру, в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка) продавец должен:
- составить электронный счет-фактуру по установленному формату и подписать его электронной подписью;
- отправить покупателю файл счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО.
Далее продавец получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры. В ответ на это подтверждение не позднее следующего рабочего дня он должен отправить извещение о том, что подтверждение получено.
Согласно Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным (п. 2.7 Порядка). Отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки (п. 2.9 Порядка). В обязательном порядке этого не требуется.
Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).
В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж (утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137), письмо ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769).
Действия покупателя
Покупатель получает от оператора ЭДО файл с электронным счетом-фактурой и подтверждение его отправки с указанием ее даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он должен направить оператору извещение о получении подтверждения.
Делать это нужно только в том случае, если есть такая договоренность с продавцом (п. 2.9, 2.12 Порядка).
В книге покупок электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).
Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.
Как исправить электронный счет-фактуру
Для исправления электронного счета-фактуры покупатель через оператора ЭДО направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры.
Получив уведомление, продавец исправляет указанные в нем ошибки и направляет покупателю через оператора ЭДО исправленный электронный счет-фактуру (п. 1.12 Порядка).
Порядок дальнейших действий сторон аналогичен тому, что использовался при отправке первоначального счета-фактуры.
Кстати, по мнению Минфина, если оформлен электронный счет-фактура, корректировочный к нему можно составить на бумаге (письмо от 7 февраля 2018 г. № 03-07-09/7269).
Как совместить бумажные и электронные счета-фактуры
Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в книгах покупок и продаж в общем хронологическом порядке.
При выставлении счета-фактуры в электронном виде налогоплательщиком вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При получении – дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, отраженная в подтверждении оператора (письмо ФНС России от 7 мая 2014 г. № ГД-4-3/8815).
Исходя из пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ для использования электронных счетов-фактур обмен электронными счетами-фактурами возможно только при соблюдении четырех условий:
- есть взаимное согласие на это сторон сделки;
- счета-фактуры составляются по установленному формату;
- счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
- стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.
Еще некоторые условия можно найти в Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) (далее – Порядок). При этом с 1 апреля действует новый такой порядок, утвержденный приказом Минфина от 10 ноября 2015 года № 174н. Впрочем, от ранее применявшегося порядка он отличается незначительно, поэтому об изменениях поговорим по ходу дела.
Согласно пункту 1.3 Порядка обмен электронными счетами-фактурами возможнее только по ТКС через оператора электронного документооборота.
Что это означает на практике?
Электронная подпись и формат
Согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать счета-фактуры. С 1 апреля 2016 года этому требованию соответствует и Порядок: ранее в нем говорилось просто об электронной цифровой подписи.
Обратите внимание
Формат электронного счета-фактуры установлен приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@. Только электронный счет-фактура, составленный по такому формату и подписанный усиленной квалифицированной подписью, может служить основанием для вычета покупателем «входного» НДС. И только такие электронные счета-фактуры можно направить в ИФНС по ее требованию по ТКС (письма Минфина от 13.11.2015 № 03-02-08/65721, ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669).
Распечатывать такой электронный счет-фактуру не нужно ни для представления в ИФНС, ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка, письмо Минфина от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).
Оператор электронного документооборота и совместимость средств
Оператор электронного документооборота счетов-фактур – организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур.
Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур – автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.
Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ – Представление налоговой и бухгалтерской отчетности – Электронные счета-фактуры – Перечень операторов электронного документооборота).
Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами обслуживался у того же оператора. Однако следует помнить, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО, следует выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.
В свою очередь новый Порядок предусматривает, что заключая договор с оператором, организация должна, помимо прочего, указать согласна она, или нет, на передачу информации другому оператору (подп. «б» п. 2.1 Порядка).
Конечно, было бы намного проще, если бы покупатели и продавцы могли обмениваться счетами-фактурами в электронной форме напрямую между собой без посредников. Однако операторы ЭДО счетов-фактур решают сразу две задачи.
Обратите внимание
Электронная подпись главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами каждого контрагента, с которым переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.
Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами, что, несомненно, важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС от 30.04.2015 № БС-18-6/499@).
Согласие сторон сделки
Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур вы или ваш контрагент можете в любой форме. Это может быть специально направленное письмо или же просто тот факт, что вы и ваш контрагент включили друг друга в список контрагентов в системе ЭДО (письмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26).
Действия продавца
Чтобы выставить электронный счет-фактуру в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка) продавец должен:
- составить электронный счет-фактуру по установленному формату и подписать ее электронной подписью;
- отправить покупателю файл счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО.
Далее он получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры, в ответ на которое не позднее следующего рабочего дня должен отправить извещение о том, что подтверждение получено. Согласно новому Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным (п. п. 2.7 Порядка). Ранее продавцу нужно было дождаться получения извещения покупателя о получении файла счета-фактуры. Хотя и прежний порядок предусматривал, что датой выставления электронного счета-фактуры считается дата поступления его файла оператору ЭДО, указанная в подтверждении оператора (п. 1.10 Порядка).
Теперь отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки (п. 2.9 Порядка). В обязательно порядке этого не требуется.
Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).
В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж, письмо ФНС от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769).
Действия покупателя
Покупатель получает от оператора ЭДО файл с электронным счетом-фактурой и подтверждение его отправки с указанием ее даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он должен направить оператору извещение о получении подтверждения. Направлять продавцу через оператора ЭДО извещение о получении файла счета-фактуры нужно только в том, случае, если есть такая договоренность с продавцом (п. п. 2.9, 2.12 Порядка).
В книге электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).
Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.
Как исправить
Для исправления электронного счета-фактуры покупатель через оператора ЭДО направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры. Получив уведомление, продавец исправляет указанные в нем ошибки и направляет покупателю через оператора ЭДО исправленный электронный счет-фактуру (п. 1.12 Порядка). Порядок дальнейших действий сторон идентичен тому, что использовался при отправке первоначального счета-фактуры.
Как совместить бумажные и электронные счета-фактуры
Одномоментно перейти на электронный обмен счетами-фактурами со всеми контрагентами вряд ли получится. А с кем-то может и вовсе не удастся договориться об этом. Ничего страшного в этом нет. Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в книгах покупок и продаж в общем хронологическом порядке. При выставлении счета-фактуры в электронном виде налогоплательщиком вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При получении – дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, отраженная в подтверждении оператора (Письмо ФНС от 07.05.2014 № ГД-4-3/8815).
Так что обмен электронными счетами-фактурами сначала можно опробовать на ком-то одном из контрагентов, а затем уже договариваться с остальными.
Новые правила гораздо проще ввести и привыкнуть к ним, двигаясь постепенно, не спеша.
Редакция «ПБ» Оксана Доброва
Практическая бухгалтерия